En lugar de esperar una entrada, una Tarea Programada activa todo tu flujo de trabajo automáticamente según un horario que defines. El resto del flow se ejecuta exactamente como lo haría con un disparador manual.
Casos de Uso Populares
Las Tareas Programadas son útiles siempre que quieras que algo suceda automáticamente y de forma repetida:
- Informes diarios — Genera y envía un resumen matutino de noticias, métricas o tareas a un canal de Slack o correo electrónico.
- Borradores de contenido — Redacta automáticamente una nueva publicación de blog o actualización de redes sociales semanalmente para que un humano la revise.
- Generación de informes — Extrae datos de una API o base de datos y compila un informe formateado cada lunes por la mañana.
- Seguimiento de leads — Activa una actualización de CRM o secuencia de correos de seguimiento en una cadencia establecida.
- Alertas de inventario — Verifica los niveles de stock diariamente y envía una notificación si algo cae por debajo de un umbral.
- Monitoreo SEO — Ejecuta una verificación de palabras clave o posicionamiento semanalmente y registra los resultados en una hoja de cálculo.
- Sincronización de datos — Envía registros actualizados de un sistema a otro en un horario nocturno.
- Seguimiento de competidores — Extrae y resume páginas de competidores de forma recurrente y entrega el resumen en tu bandeja de entrada.
- Resúmenes internos — Agrega actividad de múltiples herramientas y envía un resumen semanal a tu equipo.
Cómo Configurar una Tarea Programada
Paso 1: Reemplaza la Entrada de Chat con una Tarea Programada
Abre tu flow en el editor de flow . Tu Flow probablemente comienza con el componente predeterminado Entrada de Chat. Elimínalo.
En el panel de componentes de la izquierda, abre la categoría Disparadores y selecciona el componente Tarea Programada. Conéctalo al primer componente de tu flow, tal como estaba conectada la Entrada de Chat antes.
Paso 2: Configura el Horario
Haz clic en el componente Tarea Programada para abrir su configuración. Al hacer clic en la configuración de Horario, puedes establecer la frecuencia con la que debe ejecutarse el flow.
Puedes elegir entre intervalos comunes como cada hora, diariamente o semanalmente, o definir una expresión cron personalizada para un control más preciso.
Paso 3: Agrega un Mensaje de Entrada y Variables (Opcional)
Si tu flow espera un mensaje inicial, por ejemplo, un prompt que le dice a la IA qué hacer, puedes ingresarlo en el campo Mensaje de Entrada. Este mensaje se pasará al flow cada vez que se active la programación, exactamente como si un usuario lo hubiera escrito.
Por ejemplo, si tu flow genera un resumen de contenido semanal, tu mensaje de entrada podría ser:
“Genera un resumen de contenido para esta semana enfocado en tendencias de automatización con IA.”
Si tu flow usa variables — como una URL de destino, una dirección de correo electrónico del destinatario o un tema — puedes definirlas directamente en la configuración de la Tarea Programada. Estas variables se inyectarán en el flow en cada ejecución, por lo que no necesitas codificarlas en otro lugar.
Paso 4: Guardar y Publicar
Eso es todo. Guarda tu programación y no olvides hacer clic en publicar. Tu flujo de trabajo ahora se ejecutará automáticamente en el intervalo que configuraste.
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Combinando Tareas Programadas con la Salida Correcta
Una Tarea Programada por sí sola es más poderosa cuando el flow no termina con una respuesta de chat. Como nadie está sentado en una ventana de chat esperando una respuesta, la salida debe ir automáticamente a algún lugar útil.
Las buenas combinaciones de salida para flows programados incluyen:
- Notificaciones de Slack o correo electrónico — Entrega el resultado directamente a una persona o equipo.
- Integraciones CMS — Envía un borrador de contenido a WordPress u otra plataforma para revisión.
- Escrituras en hojas de cálculo o bases de datos — Registra datos estructurados para seguimiento o informes.
- Actualizaciones de CRM — Escribe registros enriquecidos o activa secuencias de seguimiento en HubSpot o herramientas similares.
- Webhooks — Envía la salida a cualquier sistema externo que acepte solicitudes HTTP.
Si todavía estás usando un componente de Salida de Chat en un flow programado, los resultados se guardarán en el historial del espacio de trabajo o historial de sesión del flow, pero nadie los verá en tiempo real. Considera reemplazarlo con una integración que entregue la salida donde realmente se necesita.