Thay vì chờ đầu vào, Tác Vụ Đã Lên Lịch kích hoạt toàn bộ quy trình làm việc của bạn tự động theo lịch trình bạn xác định. Phần còn lại của flow chạy chính xác như khi có trình kích hoạt thủ công.
Các Trường Hợp Sử Dụng Phổ Biến
Tác Vụ Đã Lên Lịch hữu ích bất cứ khi nào bạn muốn điều gì đó xảy ra tự động và lặp đi lặp lại:
- Bản tóm tắt hàng ngày — Tạo và gửi bản tóm tắt buổi sáng về tin tức, số liệu hoặc nhiệm vụ đến kênh Slack hoặc email.
- Bản nháp nội dung — Tự động soạn thảo bài đăng blog mới hoặc cập nhật mạng xã hội hàng tuần để con người xem xét.
- Tạo báo cáo — Lấy dữ liệu từ API hoặc cơ sở dữ liệu và biên soạn báo cáo được định dạng mỗi sáng thứ Hai.
- Theo dõi lead — Kích hoạt cập nhật CRM hoặc chuỗi email theo dõi theo nhịp độ đã đặt.
- Cảnh báo tồn kho — Kiểm tra mức tồn kho hàng ngày và gửi thông báo nếu có gì đó giảm xuống dưới ngưỡng.
- Giám sát SEO — Chạy kiểm tra từ khóa hoặc xếp hạng hàng tuần và ghi lại kết quả vào bảng tính.
- Đồng bộ hóa dữ liệu — Đẩy các bản ghi được cập nhật từ hệ thống này sang hệ thống khác theo lịch trình ban đêm.
- Theo dõi đối thủ — Thu thập và tóm tắt các trang của đối thủ định kỳ và gửi bản tóm tắt đến hộp thư của bạn.
- Bản tóm tắt nội bộ — Tổng hợp hoạt động từ nhiều công cụ và gửi bản tóm tắt hàng tuần cho nhóm của bạn.
Cách Thiết Lập Tác Vụ Đã Lên Lịch
Bước 1: Thay Thế Đầu Vào Chat bằng Tác Vụ Đã Lên Lịch
Mở flow của bạn trong trình chỉnh sửa flow . Flow của bạn có thể bắt đầu với thành phần mặc định Đầu Vào Chat. Xóa nó đi.
Trong bảng thành phần bên trái, mở danh mục Trình Kích Hoạt và chọn thành phần Tác Vụ Đã Lên Lịch. Kết nối nó với thành phần đầu tiên trong flow của bạn, giống như Đầu Vào Chat đã được kết nối trước đó.
Bước 2: Cấu Hình Lịch Trình
Nhấp vào thành phần Tác Vụ Đã Lên Lịch để mở cài đặt của nó. Bằng cách nhấp vào cài đặt Lịch Trình, bạn có thể đặt tần suất mà flow sẽ chạy.
Bạn có thể chọn từ các khoảng thời gian phổ biến như hàng giờ, hàng ngày hoặc hàng tuần, hoặc xác định biểu thức cron tùy chỉnh để kiểm soát chính xác hơn.
Bước 3: Thêm Tin Nhắn Đầu Vào và Biến (Tùy Chọn)
Nếu flow của bạn mong đợi một tin nhắn bắt đầu, ví dụ như một lời nhắc cho AI biết phải làm gì, bạn có thể nhập nó vào trường Tin Nhắn Đầu Vào. Tin nhắn này sẽ được truyền vào flow mỗi khi lịch trình kích hoạt, chính xác như thể người dùng đã nhập nó.
Ví dụ: nếu flow của bạn tạo bản tóm tắt nội dung hàng tuần, tin nhắn đầu vào của bạn có thể là:
“Tạo bản tóm tắt nội dung cho tuần này tập trung vào xu hướng tự động hóa AI.”
Nếu flow của bạn sử dụng biến — chẳng hạn như URL mục tiêu, địa chỉ email người nhận hoặc chủ đề — bạn có thể xác định chúng trực tiếp trong cài đặt Tác Vụ Đã Lên Lịch. Các biến này sẽ được đưa vào flow trong mỗi lần chạy, vì vậy bạn không cần mã hóa cứng chúng ở nơi khác.
Bước 4: Lưu và Xuất Bản
Vậy là xong. Lưu lịch trình của bạn và đừng quên nhấp vào xuất bản. Quy trình làm việc của bạn bây giờ sẽ chạy tự động theo khoảng thời gian bạn đã cấu hình.
Sẵn sàng phát triển doanh nghiệp của bạn?
Bắt đầu dùng thử miễn phí ngay hôm nay và xem kết quả trong vài ngày.
Kết Hợp Tác Vụ Đã Lên Lịch với Đầu Ra Phù Hợp
Tác Vụ Đã Lên Lịch một mình mạnh nhất khi flow không kết thúc bằng phản hồi chat. Vì không ai ngồi ở cửa sổ chat chờ phản hồi, đầu ra nên tự động đến nơi hữu ích.
Các kết hợp đầu ra tốt cho flow đã lên lịch bao gồm:
- Thông báo Slack hoặc email — Gửi kết quả trực tiếp đến một người hoặc nhóm.
- Tích hợp CMS — Đẩy bản nháp nội dung đến WordPress hoặc nền tảng khác để xem xét.
- Ghi vào bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu — Ghi lại dữ liệu có cấu trúc để theo dõi hoặc báo cáo.
- Cập nhật CRM — Ghi các bản ghi được làm phong phú hoặc kích hoạt chuỗi theo dõi trong HubSpot hoặc các công cụ tương tự.
- Webhook — Gửi đầu ra đến bất kỳ hệ thống bên ngoài nào chấp nhận yêu cầu HTTP.
Nếu bạn vẫn đang sử dụng thành phần Đầu Ra Chat trong flow đã lên lịch, kết quả sẽ được lưu trong lịch sử không gian làm việc hoặc lịch sử phiên của flow, nhưng không ai sẽ thấy chúng trong thời gian thực. Hãy xem xét thay thế nó bằng tích hợp cung cấp đầu ra đến nơi thực sự cần thiết.